Avec l’arrivée de la facturation électronique (B2B) et du e-reporting (B2C) et afin de lutter contre la fraude à la TVA, le gouvernement a modifié la réglementation concernant les logiciels de caisse. Ces logiciels pouvaient être auto-certifiés par l’éditeur, ils doivent désormais l’être par des organismes indépendants et respecter la norme NF 525 ou le référentiel du LNE. Cette obligation est effective depuis le 16 février 2025.
Mise à jour du 18 avril 2025 - Décalage de la date de mise en application
Le Conseil national des experts-comptables a sollicité et obtenu un délai supplémentaire pour la mise en conformité des logiciels de caisse. Les dates de mises en application de la règlementation ont ainsi été étendues :
- Entre le 16 février 2025 et le 31 août 2025, les assujettis utilisant un logiciel ou un système de caisse non certifié pourront continuer à démontrer la conformité de leur équipement en présentant l’attestation individuelle fournie par l’éditeur.
- À partir du 1er septembre 2025 et jusqu’au 28 février 2026, tout logiciel ou système de caisse employé devra avoir fait l’objet d’une demande officielle de certification par son éditeur. Dans ce cadre, un éditeur dont le logiciel ou système n’est pas encore certifié devra impérativement prouver, au plus tard le 31 août 2025, qu’il s’est engagé de manière ferme auprès d’un organisme certificateur accrédité. Cet engagement pourra se matérialiser
- par la signature d’un contrat,
- l’acceptation d’un devis,
- la passation d’une commande ferme.
Qui est concerné ?
Cette obligation concerne toutes les entreprises assujettis à la TVA qui utilisent un logiciel ou un système de caisse pour enregistrer des paiements clients, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité, dès lors qu’elles réalisent des transactions avec des particuliers (B2C).
Sont notamment concernés :
- Les commerçants et artisans,
- les professions libérales qui encaissent des paiements via une caisse enregistreuse,
- les auto-entrepreneurs (micro-entrepreneurs) dès lors qu’ils utilisent un logiciel de caisse.
Nouvelles obligations de certification
Jusqu'à présent, un simple certificat de conformité délivré par l'éditeur du logiciel de caisse était suffisant pour attester de sa conformité en cas de contrôle des services de l’Etat. Désormais, les logiciels de caisse doivent obligatoirement disposer de l'une des certifications suivantes :
- Le certificat délivré par Infocert, basé sur la norme NF 525 de l'Association Française de Normalisation (AFNOR) ;
- Le certificat délivré par le Laboratoire National de Métrologie et d'Essais (LNE), fondé sur le référentiel des systèmes de caisse.
Les sanctions en cas de non-conformité
Le défaut de production de l'un de ces certificats expose l'entreprise à une amende de 7 500 € par système d’encaissement et 60 jours pour se mettre en conformité́. Cette amende et ce délai seront reconduits jusqu’à ce que l’entreprise produise le certificat. En dernier recours, la comptabilité de l’entreprise peut être rejetée.
A noter :
- L’entreprise utilisatrice devra également payer tous les droits correspondants aux recettes non-conformes plus une pénalité́ de 80% pour manœuvre frauduleuse.
- Pour l’éditeur ou l’intégrateur du logiciel, l’amende correspond à 15% du C.A. et la solidarité́ des paiements.
Nos recommandations
- Vérifiez la certification de votre logiciel de caisse : assurez-vous que votre logiciel dispose de l'une des certifications requises.
- Contactez votre éditeur ou fournisseur : si nécessaire, sollicitez une mise à jour ou un remplacement de votre logiciel pour qu'il soit conforme aux nouvelles exigences.
- Conservez les preuves de certification : en cas de contrôle, il est essentiel de pouvoir présenter le certificat correspondant.
Consulter la liste des éditeurs certifiés
L’AFNOR et Infocert ont mis en ligne la liste des éditeurs de logiciel de caisse certifiés NF 525. Vous pouvez consulter cette liste ici : https://certificates.infocert.org/
La liste des éditeurs de logiciels certifiés par le LNE est disponible ici : https://www.lne.fr/recherche-certificats/fr/274
Si vous ne retrouvez pas l’éditeur de votre solution, nous vous recommandons de le contacter afin d’obtenir son certificat ou connaitre la date à laquelle leur solution sera certifiée par Infocert, l’AFNOR ou le LNE.
Sources
